Qué pide un municipio para contratar un proveedor técnico de eventos

Un evento público se contrata distinto que un casamiento. El municipio no puede elegir un proveedor porque le gustó el precio: tiene un procedimiento, un registro y una lista de papeles que el proveedor tiene que presentar antes, durante y después. Esta guía recorre esa lista. Es una orientación general: cada municipio tiene su propio reglamento de compras y sus propios montos, y la palabra final la tiene siempre el área de compras o la secretaría que contrata.

Primero: cómo compra un municipio

En la provincia de Buenos Aires, la Ley Orgánica de las Municipalidades y el reglamento de contabilidad fijan el procedimiento según el monto: contratación directa para importes bajos, concurso de precios para intermedios y licitación privada o pública para los grandes. Los topes se actualizan seguido, así que no tiene sentido publicarlos acá; el área de compras los conoce.

Lo que sí importa para el evento son los plazos. Una contratación directa se resuelve en días; una licitación necesita publicación, apertura de sobres y adjudicación, y puede llevar semanas. Si el evento es el 25 de mayo, el expediente tiene que empezar en marzo. Y para cualquiera de las vías el proveedor ya tiene que estar inscripto en el registro.

Inscripción en el registro de proveedores

Es el trámite previo a todo. Sin número de proveedor no hay orden de compra, y sin orden de compra no hay pago. Lo que suele pedirse:

• Constancia de inscripción en AFIP/ARCA, con la actividad declarada acorde al servicio.
• Constancia de inscripción en Ingresos Brutos (ARBA o Convenio Multilateral si se factura en más de una provincia).
• Si es sociedad: estatuto o contrato social, última acta de designación de autoridades y poder del firmante. Si es persona humana: DNI.
• CBU certificado por el banco, a nombre del mismo CUIT que factura.
• Formulario de alta del municipio, a veces con una declaración jurada de no tener deudas de tasas municipales.
• En algunos municipios, habilitación comercial del domicilio del proveedor o certificado de libre deuda.

Seguros

Es el capítulo donde más se cae un proveedor que viene del mercado privado. Lo habitual:

Documentación del personal

• Nómina de las personas que van a trabajar, con DNI.
• Alta temprana en AFIP/ARCA de cada empleado.
• Constancia de capacitación en trabajo en altura para quien suba a la estructura, y de uso de elementos de protección personal.
• Un responsable técnico identificado, con teléfono, que esté en el predio durante todo el evento.

Cálculo estructural firmado

Cualquier cosa que se monte y sobre la que haya gente o debajo de la que haya gente (escenario, torres de sonido, soporte de pantalla, truss con luces) necesita respaldo de un profesional. En la práctica:

• Memoria de cálculo y plano firmados por ingeniero matriculado, con las cargas consideradas: peso de los equipos, sobrecarga de personas y, al aire libre, viento. En algunos municipios se pide además el visado del colegio profesional.
• Certificado de la estructura montada (aptitud o final de obra) firmado en el lugar, antes de habilitar el uso. El cálculo dice que la estructura puede; el certificado dice que se montó como decía el cálculo.
• Para escenarios de cierta altura o con techo, a veces un seguro de caución o una inspección municipal previa.

El viento es la carga que manda al aire libre. Una pantalla LED o una lona de fondo de escenario es una vela; el cálculo tiene que decir hasta qué velocidad de viento la estructura aguanta y qué se hace si se supera (bajar la pantalla, soltar la lona, evacuar). Eso tiene que estar escrito antes, no discutido a las seis de la tarde con nubes negras.

Seguridad eléctrica y habilitación del evento

La habilitación del evento en sí (bomberos, servicio médico, plan de evacuación, SADAIC) la tramita el organizador, en este caso el propio municipio. Pero hay una parte que depende del proveedor técnico:

• Tableros con disyuntor diferencial, protecciones térmicas y puesta a tierra, con cableado dimensionado para la distancia.
• En algunos casos, certificación de la instalación eléctrica del evento por electricista matriculado.
• Si hay grupo electrógeno: ubicación acordada, cerco, extintor y plan de recarga de combustible.
• Vallado y señalización de las zonas de estructura y de cables que cruzan pasos.

Factura, orden de compra y cobro

El municipio paga contra factura electrónica, pero la factura sola no alcanza. La secuencia habitual:

1. Orden de compra emitida antes del evento. Prestar el servicio sin orden de compra es trabajar sin contrato: después no hay a qué imputar el pago.
2. Remito o acta de conformidad firmado por el área que recibió el servicio, el día del evento o al siguiente.
3. Factura electrónica del tipo que corresponda a la condición fiscal del proveedor (A, B o C) y del municipio, con el número de orden de compra y de expediente.
4. Plazo de pago: entre 30 y 90 días es habitual. El proveedor tiene que poder financiar el evento ese tiempo.
5. Retenciones de Ganancias e Ingresos Brutos que el municipio practica como agente de retención. Se descuentan del pago y se recuperan después; hay que tenerlas en cuenta al cotizar.

Lista de control

• Inscripto en el registro de proveedores del municipio, con número asignado.
• Constancias de AFIP/ARCA e Ingresos Brutos vigentes.
• Póliza de responsabilidad civil con no repetición a favor del municipio.
• ART con nómina, o accidentes personales para el personal sin relación de dependencia.
• Memoria de cálculo y plano firmados para cada estructura; certificado de montaje el día del evento.
• Responsable técnico identificado en el predio.
• Orden de compra emitida antes de mover un solo equipo.
• Remito conformado y factura con número de expediente.

Para el que arma el pliego

Si estás del lado del municipio, el pliego técnico define la calidad de lo que vas a recibir. Tres consejos que ahorran problemas:

• Especificá el resultado, no el equipo. "Sistema de sonido que garantice 95 dB SPL en la posición más alejada del público, a 60 metros del escenario" se puede verificar. "Sonido de 10.000 watts" no dice nada y lo cumple cualquiera.
• Poné las medidas y las horas. Medidas del escenario, altura de piso, horario de montaje habilitado, horario de desmontaje. Es lo que define el precio real.
• Aclará quién provee la energía. Si el municipio da un punto de conexión, decí cuántos kVA y a qué distancia. Si no, pedí el grupo electrógeno dentro de la cotización.